Zeiterfassung für Gastronomen: Welche Lösungen gibt es und für wen eignen sie sich?

Ein Großteil der Mitarbeiter in der Gastronomie wird nach Stunden bezahlt. Einer Studie von Infratest zufolge nutzen in Deutschland ca. 80% der Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitern den klassischen Stundenzettel, oftmals in Kombination mit Excel, für ihre Zeiterfassung. Dem gegenüber stehen Speziallösungen in Form von Apps oder Hardware Terminals mit jeweils verschiedenen Vorteilen. Wir vergleichen die einzelnen Möglichkeiten und zeigen auf für wen sich welche Variante am besten eignet.

Excel –  für Einsteiger

Im Bereich der Zeiterfassung überzeugt Excel vor allem durch Flexibilität. Die meisten Betriebe haben das Programm zudem schon installiert. In diesem Fall entstehen keine direkten Zusatzkosten. Mit grundlegenden Excel-Kenntnissen können Sie über eine vorprogrammierte Vorlage die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen. Wenn Sie die Erfassung und Berechnung der Zeiten jedoch individuell einrichten wollen, sind fortgeschrittene Kenntnisse mit dem Rechenprogramm von Microsoft benötigt.

Der Hauptgrund, warum eine Zeiterfassung  allein auf Basis von Excel insbesondere für Betriebe mit vielen Mitarbeitern nicht ideal ist, ist allerdings ein anderer: Trotz eines ausgefeilten Excel Dokuments müssen Mitarbeiter die Arbeitszeiten händisch in einem Stundenzettel eintragen. Am Ende des Monats müssen die zuvor erstellten Stundenzettel in das Excel-Dokument übertragen werden. Dabei können leicht kleine Übertragungsfehler entstehen.

Cloud-App – die moderne Alternative

In den letzten Jahren haben sich einige Startups darauf spezialisiert die Zeiterfassung mit innovativen und intuitiven cloudbasierten Programmen zu lösen. Über den PC,  das Tablet oder das Smartphone erfassen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten eigenständig und schnell in einer App. Der Lösungsansatz gestaltet sich zudem  flexibel. Für Gastronomen, die ausschließlich am gleichen Ort arbeiten eignet sich ein Tablet oder PC. Mobil arbeitende Unternehmen wie z.B. Foodtrucks oder Eventcaterer können die Arbeitszeiten auch direkt über das Smartphone des Mitarbeiters erfassen lassen.

Zusätzlich können Sie in Echtzeit kontrollieren, wer  gerade arbeitet und somit überprüfen, ob alles nach Plan verläuft. Seit Einführung des Mindestlohns im Januar 2015 müssen Gastronomen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter noch genauer dokumentieren. Dies ist allein mit Stundenzetteln zwar möglich, jedoch in der Praxis schwer umsetzbar. Durch die Echtzeit-Erfassung stellen moderne Anwendungen sicher, dass alle Arbeitszeiten rechtskonform dokumentiert werden. Damit niemand das System missbraucht, wird der Standort des Mitarbeiters beim Ein- und Austempeln automatisch miterfasst. Ein großer Vorteil ist außerdem die strukturierte Datenverarbeitung, die es mit wenigen Klicks ermöglicht, die Arbeitszeiten beispielsweise an den Steuerberater weiterzuleiten. Ein Beispiel für eine solche App ist Crewmeister. Das Startup verspricht den Verwaltungsaufwand um bis zu 80% zu reduzieren.

Neben den vielen Vorteilen, die Apps wie Crewmeister bieten ist die monatliche Gebühr, die je nach Anbieter bei 2 bis 5 EUR pro Mitarbeiter liegt, allerdings kein unerheblicher Faktor, der erst einkalkuliert werden muss.

Hardware Terminals – Der Klassiker

Die in der Vergangenheit wohl populärste Lösung im Bereich der Arbeitszeiterfassung sind Terminals. Diese basieren auf Basis von RFID-Chip, Fingerprint oder Stechkarten. Ähnlich zu den modernen Cloud-Apps sind diese Terminals professionelle Systeme, die im Vergleich zur reinen Excelnutzung, eine erhebliche Zeitersparnis bieten. In einer erweiterten, kostspieligen Version, kann dieses System mit einer Zugangskontrolle verbunden werden. Dies ist mit einer Cloud-App nicht möglich. Da das Terminal jedoch fest montiert ist, ist eine flexible Nutzung der mobil arbeitenden Mitarbeiter nicht möglich. Auch die vergleichbar hohen Kosten solcher Systeme schrecken wohl vor allem kleinere Betriebe ab.

Fazit

Zwar ist Excel in erster Linie nicht zur Zeiterfassung gedacht, dennoch bietet das Programm in Kombination mit Stundenzetteln eine beliebte Lösung, da die Kosten überschaubar sind. Wer zunächst keinen Wert auf eine professionelle Lösung legt und über fortgeschrittene Kenntnisse in Excel verfügt, fährt damit genau richtig.

Ein Hardware Terminal ist für die Gastronomen eine geeignete Lösung, die auf ein Chip- oder Fingerabdruckbasiertes System bestehen und ein entsprechend hohes Budget mitbringen. Für Unternehmen die nicht mobil arbeiten, bietet ein solches System eine deutliche Verbesserung zu einer Erfassung mit Stundenzettel und Excel.

Die Cloud-App spielt ihre Stärke vor allem durch die hohe Flexibilität und niedrigen Einstiegskosten aus. Gleichzeitig löst sie Probleme rund um die Verwaltungsbürokratie und bei Arbeitszeitbetrug. Durch die niedrigen Einstiegskosten ist diese Variante vor allem für kleinere Betriebe attraktiv.

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