Fußball-EM 2024: Public Viewing in der Gastronomie

Die Fußball-EM 2024 steht vor der Tür. Vor allem für Gastronomen sind solche Events eine hervorragende Gelegenheit um die Bekanntheit und den Umsatz zu steigern. Doch gerade beim Public Viewing gibt es viele Dinge, die man beachten und im Vorhinein gut organisieren muss. Wir haben eine Übersicht erstellt, in der Sie alle wichtigen Themen und Tipps rund um das Public Viewing.

Was ist zu beachten?

• GEMA & GEZ
• Lärmschutz
• Technik
• Beamer Aufstellung
• Mobiliar
• Speisen und Getränke
• Marketing und Werbung
• Personal
• Sponsoren
• Sicherheit und erste Hilfe
• Fazit

GEMA & GEZ

Falls noch keine Lizenz für TV-Vorführungen oder ein Vertrag vorhanden ist, sollte das Public Viewing unbedingt bei der GEZ und der GEMA angemeldet werden. Für größere Events wie Europa- oder Weltmeisterschaften gibt es meist Sondertarife.

In unserem Cheers Artikel finden Sie alle nötigen Informationen, um einen Lizenzbruch und Nachzahlungen bei der GEMA zu vermeiden.

Lärmschutz

Grundsätzlich gilt in Deutschland ab 22 Uhr die Nachtruhe. Zu besonderen Events wie der Europa- oder Weltmeisterschaft lockert die Bundesregierung teilweise die Nachtruheregelung. Letztendlich wird die finale Entscheidung über die Nachtruhe aber von der Gemeinde vor Ort getroffen. Ein Public Viewing sollte also unbedingt mit den örtlichen Behörden abgesprochen werden.

Technik

Für ein erfolgreiches und gut besuchtes Public Viewing ist eine zuverlässige und gute Technik unerlässlich. Die genaue Ausstattung und Aufstellung sollten gut geplant werden und bei Bedarf sollte eine entsprechende Technik-Agentur dazu gerufen werden. Vor allem die Leinwände, die Lautsprecher und die Bild- sowie Übertragungsqualität spielen eine große Rolle. Außerdem sollte die gesamte Technik vor Beginn des Events gründlich getestet werden.

Bei der Planung können folgende Fragen helfen:

• Wie viele Besucher sollen kommen?
• Wo genau findet das Public Viewing statt?
• Wie groß soll und kann die Leinwand sein?
• Werden mehrere Leinwände benötigt?
• Welche Beamer Technik soll verwendet werden? Die klassische oder die moderne?
• Steht die Leinwand in der Sonne? Können die Besucher auch tagsüber alles sehen?
• Soll es eine Hintergrundprojektion sein oder eine Projektion von vorne
• Soll die Technik für die ganze EM gemietet werden oder nur tageweise?
• Was könnte noch gebraucht werden? Soundanlage, Solaranlage, Verstärker, Starkstrom?
• Welches Budget steht zur Verfügung?

Beamer Aufstellung

Hier sind einige Tipps, was beim Aufstellen eines Beamers draußen zu beachten ist:

• Leinwand und Sonne: wenn die Sonne direkt auf die Leinwand scheint, ist das Bild zu hell und unscharf. Wenn die direkte Sonneneinstrahlung nicht vermieden werden kann, kann ein dunkler Rahmen oder ein Vordach bei der Verbesserung der Bildqualität helfen.
• Starker Projektor: Zu empfehlen sind Hintergrundprojektoren, die das Bild von hinten auf die Leinwand bringen; so wird der Projektor vor der Sonne geschützt, das Bild wird verbessert und eine Sichtbehinderung ist ausgeschlossen. Ein Beamer für den Außenbereich sollte mindestens 3000, am besten aber 7000 oder mehr Ansi-Lumen haben. Diese Angabe ist in den Datenblättern der verschiedenen Beamer zu finden.
• Verwendung einer grauen Leinwand: Um den Kontrast der Leinwand zu verbessern, ist die Verwendung einer grauen Leinwand von Vorteil. Eine Leinwand kann nämlich niemals dunklere Partien darstellen als das Umgebungslicht.
• Volles Tageslicht: wenn bei direkter Sonneneinstrahlung und vollem Tageslicht der leistungsstärkste Beamer eine schlechte Bildqualität erzeugt, sollte eine LED-Wand verwendet werden.
• Größe der Leinwand: je größer die Leinwand ist, desto leistungsstärker muss der Beamer sein

Mobiliar

Auch die Auswahl des Mobiliars sollte rechtzeitig geplant werden. Wird das Event Voll- oder nur teilweise bestuhlt? Einzelstühle oder ganze Reihen mit Bänken von Bierzeltgarnituren? Oder Sie gestalten ein exklusives Public Viewing mit einem VIP-Bereich mit schönen Sofas oder Liegestühlen. Hier kommt es ganz auf den vorhandenen Platz und auf das Budget an. Außerdem sollten Sie sich auch Gedanken über Tische, Ablageflächen und den Transport von Speisen und Getränke machen. Je nach Temperatur sind auch Heizpilze oder –strahler sinnvoll.

Bei uns im Shop finden Sie eine große Auswahl an Outdoormöbeln aus verschiedenen Materialien für alle Bedürfnisse. In unserem Outdoormöbel-Materialguide finden Sie alle wichtigen Informationen über die verschiedenen Materialien und Tipps für die Auswahl der richtigen Outdoormöbel.

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Speisen und Getränke

Neben der Ton- und Bildqualität ist auch das Angebot an Speisen und Getränken essenziell für ein erfolgreiches Public Viewing. Im Vorhinein sollte klar definiert werden, ob und welche Speisen und welche Getränke in welchen Mengen und Ausführungen serviert werden. Für Public Viewing-Events bieten sich schnelle Gerichte an, die einfach verzehrt werden können; zum Beispiel Bratwurst, Currywurst, Pommes, Popcorn, Waffeln oder Zuckerwatte. Bedenken Sie auch, dass Sie Tische für die Gäste bereitstellen sollten, wenn Sie Speisen servieren.

In unserem Shop finden Sie eine große Auswahl an Grills und Grillzubehör, Fritteusen, Popcorn– oder Zuckerwattemaschinen.

Um sicherzustellen, dass Sie stets genügend Geschirr haben, bietet sich für Großveranstaltungen Einweg-Geschirr an – hier finden Sie die besten Einweg-Produkte.

Auch bei der Auswahl der Getränke gibt es viel zu klären:

• Welcher Alkohol soll serviert werden? Welche Geräte und Waren benötige ich dafür?
• Welche Nicht-alkoholischen Getränke werden ausgeschenkt? Gibt es nur kalte oder auch warme Getränke?
• Wird eine Eismaschine benötigt?
• Wo werden die Getränke gelagert? Wird ein zusätzlicher Kühlschrank oder -tisch benötigt?

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Marketing und Werbung

Damit das Public Viewing auch gut besucht wird, muss das Event vorher rechtzeitig bekannt gegeben und beworben werden. Hierzu eignen sich die üblichen Plattformen wie Werbetafeln, Newsletter, Flyer, Poster, Instagram, Facebook und Twitter am besten. Dabei sollte vor allem auf Urheberrechte geachtet werden; durch die Nutzung des offiziellen FIFA-Logos oder anderen geschützten Markennamen können schnell Lizenzbrüche entstehen, die teuer bestraft werden.

Personal

Gerade für die Vorbereitungen, aber auch für die Public Viewing-Events an sich, benötigen Sie ausreichend Personal. Grade zu Beginn des Spiels und zur Halbzeit müssen viele Bestellungen gleichzeitig aufgenommen werden.

Um das Personal zu entlasten, können die Speisen du Getränke glatt bepreist werden oder direkt eine kontaktlose Zahlungsart verwenden, damit das Abrechnen und Wechseln vereinfacht wird. Die QR-Code-Bestellung, eine Smartphone– oder iPad-Kasse oder ein Self-Order Terminal entlasten dein Servicepersonal und verringern die Wartezeiten für die Gäste.

Sponsoren

Um die hohen Kosten eines Public Viewings zu kompensieren, bieten sich Sponsoren an. Die eigenen Lieferanten, Großhändler, Banken oder Brauereien eignen sich dafür meistens besonders gut. Entweder bereiten Sie eigene Sponsoring-Pakete, in denen Sie die Bedingungen selbst festlegen oder Sie vereinbaren mit jedem Sponsor individuelle Bedingungen über die Höhe der Beteiligung des Sponsors und Ihren eigenen Gegenleistungen.

Sicherheit und erste Hilfe

Im Rahmen der Planung ist es auch wichtig die Sicherheit der Gäste sicherzustellen. Hierzu sollten Sie sich über mögliche Sicherheitskräfte, Einlasspersonal oder Sanitäter Gedanken machen und das gegebenenfalls mit ihrer Gemeinde absprechen.

Informieren Sie sich dafür rechtzeitig über die Vorgaben in Ihrem Bundesland und in anderen Vorgaben für Großveranstaltungen.

Fazit

Bei der Veranstaltung eines Public Viewings gibt es also einiges zu beachten. Organisieren Sie Ihr Event früh genug und planen Sie genügend Personal ein.

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