Kassensicherungsverordnung 2020 – die wichtigsten Infos

Jedes Jahr gehen dem Staat durch Manipulationen an Registrierkassen Milliarden an Steuereinnahmen verloren. Damit soll jetzt Schluss sein. Ab dem 1. Januar 2020 gilt die Kassensicherungsverordnung – kurz KassenSichV. Die Anforderungen an Kassensysteme werden dann deutlich schärfer und sollen verhindern, dass Aufzeichnungen elektronischer Kassensysteme nachträglich verfälscht werden. In diesem Gastbeitrag von Zeitgold wird Ihnen erklärt, worauf es jetzt ankommt und was Sie als Gastronom wissen müssen.

Inhalt:

1. Wozu gibt es die KassenSichV?
2. Was bedeutet die KassenSichV für Ihre Kasse?
3. Wie funktioniert die TSE?
4. TSE als Cloud oder Hardware?
5. Brauche ich eine neue Kasse?
6. Kasse aufrüsten mit einer TSE – so geht’s
7. Belegausgabepflicht ab 2020
8. Brauchen Sie Unterstützung bei Ihren Finanzen?

Wozu gibt es die KassenSichV?

Die Digitalisierung hat die technischen Herausforderungen für die Steuerprüfung stark verändert. Das Finanzamt kann nachträgliche Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ohne ausreichende Schutzmaßnahmen nur noch mit hohem Aufwand feststellen – wenn überhaupt. So deklamiert das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Manipulierbare Kassensysteme sind maßgeblich für Schwarzgeldgeschäfte verantwortlich, die jedes Jahr knapp zehn Milliarden Euro Steuerschäden verursachen. Um die Sicherheitslücke zu schließen und mehr Transparenz in die Führung deutscher Kassensysteme zu bringen, wurde die KassenSichV verabschiedet.

Was bedeutet die KassenSichV für Ihre Kasse?

Die Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr – kurz KassenSichV – präzisiert die Anforderungen von § 146a der Abgabenordung. Sie ist rechtlich festgelegt im Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (BGBl. I S. 3152) und betrifft alle digitalen Kassensysteme sowie Registrierkassen.

Die KassenSichV fordert die Ausstattung aller Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). Damit setzt Deutschland als eines der letzten europäischen Länder die Fiskalisierung von Kassensystemen um. Anders als in Österreich gibt es weiterhin keine Registrierkassenpflicht. Wer jedoch ein elektronisches Kassensystem nutzt, ist zur Aufrüstung mit einer TSE verpflichtet.

Wie funktioniert die TSE?

Die TSE soll alle durch die Registrierkasse aufgezeichneten, digitalen Aufzeichnungen vor Manipulationen schützen. Dadurch soll garantiert werden, dass die Daten vollständig und richtig ans Finanzamt übermittelt werden. Im Klartext: Einzelaufzeichnungen zu verändern oder gar zu löschen, ist nicht mehr möglich. Aber was genau ist eigentlich eine TSE und wie funktioniert sie?

Eine TSE besteht aus drei Teilen: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium sowie einer digitalen Schnittstelle.

Das Sicherheitsmodul
Das Sicherheitsmodul – auch „Chip“ genannt – protokolliert jede Kasseneingabe und jeden Storno und macht beides nachvollziehbar. Das „Überwachungsmodul” verschlüsselt die sogenannten Protokolldaten in der Kasse und versieht sie mit einer fortlaufenden Nummerierung. Manipulationen werden somit unmöglich.

Das Speichermedium
Auf dem Speichermedium werden dann alle digitalen Aufzeichnungen gespeichert und für eine Kassennachschau verfügbar gehalten. Das Speichermedium kann Hardware wie etwa ein zertifizierter USB-Stick, eine SD-Karte oder eine Festplatte sein. Es kann aber auch ein Cloud-Speicher sein.

Die einheitliche digitale Schnittstelle (EDS)
Mit diesem Teil der TSE wird ein einheitliches Standard-Dateiformat geschaffen. Die EDS gewährleistet einen sicheren und manipulationsfreien Datentransfer an die Finanzverwaltung, etwa im Rahmen einer Kassennachschau.

TSE als Cloud oder Hardware?

Muss die TSE mit einer Hardware umgesetzt werden oder ist auch eine cloudbasierte Lösung möglich? Diese Frage verunsichert viele. Die Antwort: Beides geht. Das Bundesfinanzministerium fordert keine physikalische Identität von Sicherheitsmodul und Speichermedium. Sowohl ein Datenträger wie ein USB-Stick als auch die Speicherung in einer Cloud erfüllen die Anforderungen der KasenSichV. Doch welche Lösung ist die bessere? Hier sind die Vor- und Nachteile im Überblick.

Wichtig: Für welche TSE-Variante Sie sich auch entscheiden, sie muss in jedem Fall vom BSI zertifiziert und abgenommen worden sein.

Brauche ich eine neue Kasse?

Es kommt darauf an. Grundsätzlich gilt: Ihre Kasse muss bis zum 1. Januar mit einem TSE ausgestattet sein. Sofern Sie das noch nicht erledigt haben, informieren Sie sich spätestens jetzt bei Ihrem Hersteller darüber, ob Ihre Kasse zum nächsten Jahr dem neuen Gesetz entspricht. Kann er dies nicht gewährleisten und ist Ihre Kasse nicht mit einer TSE nachrüstbar, müssen Sie eine neue Kasse anschaffen.

Wenn Sie ein neues Kassensystem brauchen, sollten Sie es unbedingt schon jetzt kaufen oder bestellen. Die KassenSichV bringt einschlägige Veränderungen mit sich, die Kassenanbieter vor große Herausforderungen stellt. Händler werden höchstwahrscheinlich nicht alle bestellten Kassen termingerecht installieren können. Kommt es zu Wartezeiten, müssen Sie diese dem Finanzamt melden. Sparen Sie sich den Stress und kümmern Sie sich rechtzeitig um Ihre neue Kasse.

Achtung: Kassenmeldepflicht!
Im Rahmen der KassenSichV müssen Sie Ihr Kassensystem auch dem Finanzamt melden. Schaffen Sie nach dem 1. Januar 2020 eine neue Kasse an, haben Sie dafür einen Monat Zeit. Ihr bestehendes Kassensystem müssen Sie dem Finanzamt bis zum 31. Januar 2020 gemeldet haben. Auf Nummer Sicher gehen Sie, wenn Sie Ihre Kasse schon vor dem Jahreswechsel melden.

Kasse aufrüsten mit einer TSE – so geht’s

Die alles entscheidende Frage: Wie komme ich nun an eine TSE? Setzen Sie sich mit dem Kassenhersteller in Verbindung und klären Sie ab, welche TSE für Ihre Kasse geeignet ist. Sie müssen die TSE nicht direkt beim Anbieter kaufen, sollten sich aber auf jeden Fall mit ihm abstimmen. Die Angebote der verschiedenen Hersteller mögen sich auf den ersten Blick gleichen, doch jeder Hersteller hat eine etwas unterschiedliche Schnittstelle. Es ist also nicht garantiert, dass jede TSE zu Ihrem Kassensystem passt.

Bis wann muss ich meine Kasse mit einer TSE aufrüsten?

Ursprünglich sollten alle Kassen mit Inkrafttreten der KassenSichV zum Jahreswechsel mit einer TSE ausgestattet worden sein. Wie die Industrie- und Handelskammer (IHK) kürzlich mitteilte, haben sich Bund und Länder nun auf eine Schonfrist geeinigt: Erst bis zum 30. September 2020 muss Ihr Kassensystem mit einer TSE aufgerüstet werden.

Die Frist wurde verlängert, weil die technischen Sicherheitseinrichtungen erst jetzt zur Verfügung stehen. Die IHK rät dennoch dazu, sich so bald wie möglich um die Aufrüstung zu kümmern, da die Umstellung aufgrund der großen Nachfrage einige Zeit in Anspruch nehmen wird.

Der Live-Ticker der Website Kassensichv.com hat einen Countdown eingerichtet, der Ihnen genau anzeigt, wann Ihre Kasse KassenSichV-konform sein muss.

Vorsicht vor Verstößen!
Wer die Kassensicherungsverordnung nicht einhält, muss mit empfindlichen Bußgeldern rechnen. Verstöße gegen das neue Kassengesetz können mit bis zu 25.000 Euro geahndet werden.

Belegausgabepflicht ab 2020

Im Rahmen der KassenSichV tritt auch die Belegausgabepflicht in Kraft. Das bedeutet, dass zu jedem Geschäftsvorfall zeitnah ein Beleg ausgestellt werden und dem Kunden übergeben werden muss. Wirklich zu jedem? Leider ja. Egal ob nur ein schneller Kaffee to go oder eine Essensbestellung für 20 Personen – der Beleg ist obligatorisch. Mitnehmen muss der Kunde den Bon allerdings nicht. Ziel ist es, Verkäufe besser zu dokumentieren und eine Stornierung im Nachhinein zu verhindern.

Der Gesetzgeber sieht darin eine wichtige Maßnahme um Manipulationen, Schwarzgeld und die Hinterziehung von Steuern zu verhindern.

Ausnahme:
Möglicherweise haben Sie jedoch die Chance, von dieser Pflicht befreit zu werden. Nämlich in dem folgenden Fall:

Verkaufen Sie Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen, können Sie sich aus Zumutbarkeitsgründen von der Belegausgabepflicht befreien lassen.

Verkaufen Sie also eine Vielzahl an kleinen Waren, haben Sie gute Chancen. Denkbar wäre das Ganze beispielsweise bei Imbissen oder Bäckereien. Für jedes einzelne Teilchen oder Portion Pommes einen Beleg drucken zu müssen, kann unzumutbar sein. Ob dem Antrag stattgegeben wird, entscheidet alleinig das Finanzamt.

Fazit: Mit wenig Aufwand auf der sicheren Seite

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