Preise kalkulieren für Fortgeschrittene: Selbstkosten

Im zweiten Teil unserer Serie zur Kalkulation in der Gastronomie schauen wir uns an, wie Sie Ihre Kostenstruktur analysieren können. Das gibt Ihnen Kontrolle bei der Preisgestaltung und Flexibilität bei harter Konkurrenz. Anschließend werden Sie in der Lage sein, mit Hilfe unserer kostenlosen Excel Vorlage schnell und komfortabel Ihre eigenen Selbstkosten zu berechnen.

Die Selbstkosten helfen Ihnen bei einer risikofreien Preisgestaltung und eignen sich hervorragend, um Optimierungsmöglichkeiten im Betrieb offenzulegen. Es handelt sich hierbei um eine deutlich ausführlichere Kalkulation als im ersten Teil unserer Serie. Falls Sie die „einfache Aufschlagskalkulation“ noch nicht kennen, empfehlen wir Ihnen, sich zunächst mit dieser zu beschäftigen. Es handelt sich um eine grundlegende und weit verbreitete Variante der Preiskalkulation in der Gastronomie – super geeignet für Gastro-Einsteiger und kleine Unternehmen.

Hier geht es zum ersten Teil unserer Serie zur Kalkulation in der Gastronomie.

Wie Sie jetzt wissen, ist die einfache Aufschlagskalkulation das beste Mittel, um schnell und unkompliziert eine Kalkulation durchzuführen. Sie hat aber auch viele Nachteile. Besonders wichtig: Wir orientieren uns am eigenen Wareneinsatz. Daher kann es schwierig sein, Einsparungspotenziale im Betrieb offenzulegen. Und im Fall harter Konkurrenz ist es nicht möglich, vernünftige und kalkulierte Preissenkungen durchzuführen ohne gleichzeitig den Wareneinsatz anzupassen.

Denn in der Praxis läuft es doch genau anders herum: Nicht der Wareneinsatz, sondern die Konkurrenz bestimmt den Preis. Dabei hilft es die eigene Kostenstruktur zu kennen. Und genau mit diesen sogenannten „Selbstkosten“ beschäftigen wir uns jetzt.

Inhalt:

1. Was sind Selbstkosten?
2. Wie werden Selbstkosten berechnet?
3. Materialkosten berechnen
4. Fertigungskosten berechnen
5. Verwaltungs- und Vertriebskosten berechnen
6. Beispielrechnung: Gewinn „Burger Food Truck“
7. Kostenlose Excel Vorlage herunterladen

 

1. Was sind Selbstkosten?

Einfach gesagt sind Selbstkosten alle Kosten, die mit der Herstellung und dem Verkauf eines Produktes verbunden sind. Großer Praxis-Vorteil: Wenn Sie Ihre Selbstkosten kennen, können Sie den Verkaufspreis zum Beispiel bei Rabattaktionen oder aufgrund starker Konkurrenz bis zu Ihren Selbstkosten senken ohne Verluste zu schreiben.

Selbstkosten = eigene Kosten durch Herstellung und Verkauf eines Produktes (= Gewinnschwelle)

Gegenüber einem Konkurrenten, der lediglich die einfache Aufschlagskalkulation beherrscht, haben Sie also einen klaren Vorteil – nutzen Sie diesen! Bieten Sie ein besseres Preis-Leistungs Verhältnis um mehr Kunden zu gewinnen!

2. Wie werden Selbstkosten berechnet?

Ganz Grundlegend setzen sich die Selbstkosten zunächst aus folgenden vier Kategorien zusammen: den Materialkosten, Fertigungskosten, Verwaltungskosten und Vertriebskosten. Sie müssen daher alle in Ihrem Betrieb anfallenden Kosten identifizieren und diese anschließend einer der genannten Kategorien zuordnen.

Selbstkosten = Summe aus Material-, Fertigungs-, Verwaltungs- und Vertriebskosten

Da das einfacher gesagt, als getan ist und einige Dinge beachtet werden müssen, rechnen wir hier zunächst ein vereinfachtes Beispiel vor. Im Anschluss können Sie diese Kalkulation auf Ihren eigenen Betrieb anwenden.

Ganz wichtig: Die Selbstkosten enthalten noch keine Mehrwertsteuer! Vergessen Sie bitte nicht, diese auf Ihren endgültigen Verkaufspreis anzurechnen.

Los geht’s mit den Materialkosten.

3. Materialkosten berechnen

Die Materialkosten beinhalten alle Kosten, die durch die Verwendung und Lagerung von Lebensmitteln entstehen. Dabei unterscheidet man zwischen Kosten, die einer Speise oder einem Getränk direkt zugeordnet werden können und Kosten, die anteilig auf alle Gerichte verteilt werden müssen. Man spricht daher von Einzelkosten und Gemeinkosten.

Materialkosten = Materialeinzelkosten + Materialgemeinkosten

Die Materialeinzelkosten lassen sich sehr einfach berechnen. Sie entsprechen nämlich Ihrem Wareneinsatz.

Materialeinzelkosten = Wareneinsatz

Für unseren ersten Teil zur Preiskalkulation in der Gastronomie hat Fernsehkoch und Gastro-Experte Alexander Wahi einen Premium Burger mit sehr hochwertigen Lebensmitteln kreiert. In unserem Beispiel entsteht daher ein relativ hoher Wareneinsatz von 2,44 Euro netto je verkauftem Burger. Wir addieren einen angenommenen Verschnitt von 5%. Für unsere Selbstkosten-Rechnung ergeben sich so folgende Materialeinzelkosten:

Rechenweg Selbstkosten (fortlaufend):

	Kostenart	Zuschlag	Wert (netto)
	Materialeinzelkosten	–	2,57

Nächster Schritt: Materialgemeinkosten. Hierfür werden alle Kosten zusammengetragen, welche nicht direkt einer Speise zugeordnet werden können. Welche Punkte hier zusammenkommen, hängt stark vom jeweiligen Betrieb ab.

Materialgemeinkosten sind z.B. Strom-, Lagerungs-, Lieferungs- und Abschreibungskosten.

Wir gehen in unserem vereinfachten Beispiel von einem Food Truck Szenario aus und reduzieren die Gemeinkosten für einen einfacheren Rechenweg auf wenige Punkte. Alle Werte sind geschätzt und dienen lediglich dazu, das Vorgehen anschaulich zu machen.

• Miete Foodtruck (anteilig, 50%) = 1500 Euro
• Energiekosten für Lagerung und Kühlung = 200 Euro
• Abschreibungen Lagerungs- und Kühlgeräte = 100 Euro

Das ergibt Materialgemeinkosten von 1800 Euro monatlich / 60 Euro täglich (bei 30 Werktagen).

Die Liste für Ihren Betrieb wird jedoch viel umfangreicher ausfallen. Überlegen Sie sehr lange und gründlich, welche Kosten hier noch anfallen könnten. Letztendlich müssen sich alle Kostenträger Ihres Betriebes in einer der vier genannten Kategorien wiederfinden. Am besten gehen Sie hierfür Ihre monatlichen Kostenträger durch und ordnen diese den einzelnen Kategorien zu. Ein paar weitere Beispiele für Materialgemeinkosten sind:

• eventuelle Lieferkosten für Lebensmittel
• Benzinkosten (zu 50%)
• Kosten für Stellplätze (zu 50%)
• usw…

Nachdem wir die Materialgemeinkosten des Burger Foodtrucks kennen, müssen wir uns diese natürlich über den Burgerpreis wieder reinholen. Denn schließlich geht es bei dieser Kalkulation darum, alle im Betrieb anfallenden Kosten zu identifizieren und im Anschluss über den Verkaufspreis mindestens auszugleichen. Da wir die Gemeinkosten nicht einem einzigen Gericht zuordnen können, müssen wir diese gleichmäßig auf alle Gerichte verteilen. Hierfür multipliziert man die Einzelkosten mit einem prozentualen Zuschlagssatz, welcher bei den Material- und Fertigungskosten wie folgt berechnet wird:

Zuschlagssatz = (Gemeinkosten ÷ Anzahl beteiligter Gerichte) ÷ (Einzelkosten × verkaufte Portionen)

Setzen wir hier unsere bereits ermittelten Werte ein und gehen von 100 verkauften Burgern am Tag aus, ergibt sich folgender Rechenweg:

Zuschlagssatz Materialkosten = (60 Euro ÷ 1) ÷ (2,57 Euro × 100) = 0,2332 = 23,3 %

Erläuterung: Die Materialgemeinkosten belaufen sich auf 60 Euro je Tag bei 30 Werktagen (1800 Euro im Monat). Die Anzahl der beteiligten Gerichte beschränkt sich in unserem Beispiel lediglich auf unseren Burger. Das ist natürlich ein sehr reduziertes Beispiel. Jedes weitere Angebot auf der Speisekarte würde den Wert hier erhöhen – bei Burger und Pommes zum Beispiel auf (60 Euro ÷ 2).

Für unsere Selbstkosten ergibt sich somit:

Rechenweg Selbstkosten (fortlaufend):

	Kostenart	Zuschlag	Wert (netto)
	Materialeinzelkosten	–	2,57
+	Materialgemeinkosten	23,3%	0,60
=	Materialkosten		3,17

Alleine durch die Materialkosten entstehen uns für die Herstellung eines Burgers folglich 3,17 Euro netto.

Die gute Nachricht: Die erste der vier Kosten-Kategorien und den größten Teil der Arbeit hätten Sie damit geschafft. Denn auch wenn noch drei Kostenarten vor Ihnen liegen, wiederholen sich die meisten der bisher vorgestellten Arbeitsschritte. Weiter geht es also mit den Fertigungskosten.

4. Fertigungskosten berechnen

Wie der Name vermuten lässt, entstehen Fertigungskosten, wenn Lebensmittel weiterverarbeitet werden. Wie auch bei den Materialkosten unterscheidet man hier zwischen Einzel- und Gemeinkosten.

Fertigungskosten = Fertigungseinzelkosten + Fertigungsgemeinkosten

Das grundlegende Vorgehen ist Ihnen bereits bekannt. Denn die Kalkulation der Fertigungskosten läuft fast genauso ab, wie die der Materialkosten. Wir identifizieren also zunächst die Einzelkosten. Diese lassen sich wieder recht schnell eingrenzen. Denn hier fallen lediglich die anteiligen Lohnkosten für die Küche und den Service an. Das heißt also: Je schneller Sie Ihre Gerichte herstellen und verkaufen, desto geringer fallen ihre Fertigungseinzelkosten aus. Heißt mehr Gewinne für Sie oder niedrigere Verkaufspreise für Ihre Kunden.

Schnellere Zubereitung = weniger Fertigungseinzelkosten = niedrigere Preise o. mehr Gewinn

Prinzipiell können Sie für die Kalkulation der Fertigungseinzelkosten auf zwei Arten vorgehen. Der aufwendigere, aber auch genauere Weg ist es, die durchschnittliche Zubereitungszeit für jedes Gericht zu ermitteln. Anschließend verrechnen Sie diese mit dem Stundenlohn eines Kochs. Diese Schritte wiederholen Sie für den Service und erhalten so die Fertigungseinzelkosten jedes Gerichts.

Version 1: Fertigungseinzelkosten = durchschn. Zubereitungs- und Servicezeit je Gericht × entsprechender Lohn

Nachteil: Bei vielen Gerichten wird die Berechnung sehr aufwendig. Vielleicht nutzen Sie diese Gelegenheit einfach, um Ihre Speisekarte zu reduzieren. Ein paar Tipps hierfür haben wir Ihnen bereits in einem anderen Blogpost bereitgestellt. Außerdem werden in dieser Berechnung solche Zeiten vernachlässigt, in denen Ihre Köche nicht mit der Zubereitung eines Gerichts beschäftigt sind. Daher werden sie zwangsläufig einen Teil der Lohnkosten für das Kochpersonal auf die Fertigungsgemeinkosten aufschlagen müssen, um am Ende alle Ausgaben zu decken.

Schneller geht es, wenn Sie den Lohn der Angestellten in Küche und Service durch die durchschnittliche Menge aller verkauften Gerichte in Ihrem Betrieb teilen. Der Rechenweg hierfür sieht wie folgt aus:

Version 2: Fertigungseinzelkosten = (Lohn Küche und Service ÷ Anzahl beteiligter Gerichte) ÷ verk. Portionen

Nachteil: Mit nur wenigen Verkaufs-Daten wird Ihre Berechnung hier schnell sehr ungenau. Im besten Fall greifen Sie für diese vereinfachte Berechnung auf Daten zurück, welche auch Faktoren wie natürliche und saisonale Schwankungen im Absatz berücksichtigen. Wie viele Daten notwendig sind, hängt vom jeweiligen Betrieb ab. Stellen Sie auf jeden Fall sicher, dass ihre Verkaufszahlen nicht zu optimistisch ausfallen. Ansonsten könnten Sie ihre Selbstkosten sehr schnell verzerren.

Tipp: Überprüfen Sie ihre Selbstkosten regelmäßig. Nur so können Sie sich rechtzeitig an Veränderungen in Ihrer Kostenstruktur anpassen. Mit unserer praktischen Excel Vorlage gelingt das in nur wenigen Minuten.

Wenn Sie noch nicht auf genügend Informationen zu ihren Verkaufszahlen zurückgreifen können, empfehlen wir das erste Verfahren. Sollten Sie dennoch auf Schätzungen zurückgreifen wollen, sollten Sie unbedingt in kurzen Abständen überprüfen, ob diese Schätzungen auch mit den realen Verkaufszahlen übereinstimmen. Ansonsten kann passieren, dass Sie hier viel Geld verlieren.

In unserem Beispiel haben wir uns hier für die zweite Version entschieden. Bei monatlichen Lohnkosten von insgesamt 4000 Euro und dem bisher angenommenen Absatz von 100 Portionen am Tag, kommen wir somit auf folgende Fertigungseinzelkosten:

Fertigungseinzelkosten = (133,33 Euro ÷ 1) ÷ 100 = 1,33 Euro

Anhand dieser Rechnung lässt sich schnell erkennen, dass mit höherem Absatz auch die Fertigungseinzelkosten sinken. Zusammenfassend wird deutlich, dass sich eine schnellere Zubereitung und höhere Verkaufszahlen sehr positiv auf Ihre Fertigungskosten auswirken.

Rechenweg Selbstkosten (fortlaufend):

	Kostenart	Zuschlag	Wert (netto)
	Materialeinzelkosten	–	2,44
+	Materialgemeinkosten	24,6%	0,60
=	Materialkosten		3,04
	Fertigungseinzelkosten	–	1,33

Kommen wir also zu den Fertigungsgemeinkosten. Das Prinzip ist auch hier dasselbe: Sammeln Sie alle Kosten, welche durch die Weiterverarbeitung von Lebensmitteln entstehen und sich nicht direkt auf ein Gericht anrechnen lassen. Anschließend verteilen Sie diese Kosten über einen Zuschlag gleichmäßig auf Ihren Verkaufspreis. In unserem Beispiel haben wir uns für folgende Fertigungsgemeinkosten entschieden:

• Miete Foodtruck (anteilig, 50%) = 1500 Euro
• Energiekosten für Zubereitung = 300 Euro
• Abschreibungen für Pfannen, Kochgeräte & Co. = 200 Euro

Das ergibt Fertigungsgemeinkosten von 2000 Euro monatlich / 66,67 Euro täglich (bei 30 Werktagen).

Wie auch bei den Materialgemeinkosten wird Ihre Liste hier sehr viel länger ausfallen. Wie gesagt: Machen Sie sich lange und gründlich Gedanken darüber, welche Posten in Ihrem Betrieb noch anfallen. Zur Inspiration hier noch ein paar weitere denkbare Kostenträger:

• Verschnitt (Lebensmittel)
• Benzinkosten (zu 50%)
• Kosten für Stellplätze (zu 50%)
• usw…

Den nächsten Schritt kennen Sie bereits. Nachdem wir nun alle Fertigungsgemeinkosten addiert haben, wird deren Zuschlag berechnet und mit den Einzelkosten multipliziert. Dabei kommt die gleiche Formel zum Einsatz, welche wir schon bei den Materialgemeinkosten eingesetzt haben. Der Zuschlagsatz fällt in unserem Fall wie folgt aus:

Zuschlagssatz = (Gemeinkosten ÷ Anzahl beteiligter Gerichte) ÷ (Einzelkosten × verkaufte Portionen)

Zuschlagssatz Fertigungskosten = (66.67 Euro ÷ 1) ÷ (1,33 Euro × 100) = 0,5 = 50 %

Damit haben wir den nächsten Kostenpunkt unser Selbstkosten berechnet.

Rechenweg Selbstkosten (fortlaufend):

	Kostenart	Zuschlag	Wert (netto)
	Materialeinzelkosten	–	2,57
+	Materialgemeinkosten	24,6%	0,60
=	Materialkosten		3,17
	Fertigungseinzelkosten	–	1,33
+	Fertigungsgemeinkosten	50%	0,67
=	Fertigungskosten		2,00
	Herstellungskosten (Mat.K. + Ftg.K.)		5,17

Die Summe aus Material- und Fertigungskosten ergibt somit Herstellungskosten von insgesamt 5,17 Euro netto. Damit ist der größte Teil geschafft. Die Verwaltungs- und Vertriebskosten lassen sich nämlich deutlich schneller berechnen.

5. Verwaltungs- und Vertriebskosten berechnen

Der Vorteil bei der Berechnung dieser letzten beiden Kategorien ist, dass wir es hier mit weniger Kostenpunkten zu tun haben und es sich durchweg um Gemeinkosten handelt. Zu den Verwaltungsgemeinkosten zählen zum Beispiel Ihre Versicherungen, Telefonkosten und Bürobedarf. Für dieses Beispiel gelten folgende Werte:

• Versicherungen etc. = 300 Euro
• Fahrzeugkosten = 200 Euro
• Porto / Telefon = 100 Euro
• Bürobedarf = 25 Euro
• Rechts-Beratung = 350 Euro

Macht insgesamt 975 Euro im Monat und 32,50 Euro am Tag (bei 30 Werktagen).

Unter Vertriebskosten fallen hauptsächlich die Ausgaben für Werbung. Also zum Beispiel Flyer, Poster, Radiowerbung und so weiter. Wir rechnen hier mit einer monatlichen Pauschale von 500 Euro für Werbe- und Reisekosten. Die täglichen Vertriebsgemeinkosten fallen entsprechend mit 16,67 Euro an.

Wie auch bei allen bisherigen Gemeinkosten werden diese über einen Zuschlag wieder eingenommen. Da wir bei den Verwaltungs- und Vertriebskosten keine Einzelkosten berechnen, fällt die Formel zur Berechnung des Zuschlags anders aus. Als Orientierung dienen die bereits ermittelten Herstellungskosten.

Zuschlagssatz Verwaltungs- und Vertriebskosten = Gemeinkosten ÷ (Herstellungskosten × verkaufte Portionen)

In unserem Beispiel ergeben sich daher folgende Zuschlagssätze:

Zuschlagssatz Verwaltungskosten = 32,50 Euro ÷ (5,17 Euro × 100) = 0,0628 = 6,3 %

Zuschlagssatz Vertriebskosten = 16,67 Euro ÷ (5,17 Euro × 100) = 0,0322 = 3,2 %

Wenn wir diese Zuschläge in unseren Rechenweg für die Selbstkosten eintragen, haben wir nun endlich unsere Selbstkosten ermittelt.

Tipp: Sparen Sie sich viel Zeit bei der Kalkulation Ihrer Selbstkosten. Unsere kostenlose Excel Vorlage nimmt Ihnen die meiste Arbeit ab.

Rechenweg Selbstkosten:

	Kostenart	Zuschlag	Wert (netto)
	Materialeinzelkosten	–	2,57
+	Materialgemeinkosten	23,3%	0,60
=	Materialkosten		3,17
	Fertigungseinzelkosten	–	1,33
+	Fertigungsgemeinkosten	50%	0,67
=	Fertigungskosten		2,00
	Herstellungskosten (Mat.K. + Ftg.K.)		5,17
+	Verwaltungsgemeinkosten	6,3%	0,33
+	Vertriebsgemeinkosten	3,2%	0,17
=	Selbstkosten		5,66

Somit wissen wir nun, dass uns durch jeden Verkauf eines Burgers insgesamt 5,66 Euro netto an Selbstkosten entstehen. Zum Vergleich: Mit der einfachen Aufschlagskalkulation kommen wir auf einen Verkaufspreis von 9,76 Euro (2,44 Euro × 400%). Durch die intensive Auseinandersetzung mit der Kostenstruktur Ihres Betriebes, haben Sie jedoch eine viel bessere Kontrolle über Ihre Preisgestaltung. Mindestens der Spielraum zwischen 6,74 Euro brutto (5,66 Euro netto Selbstkosten + 1,08 Euro Mehrwertsteuer) und 9,76 Euro brutto steht Ihnen damit zur Verfügung!

Selbstverständlich lassen sich alle hier verwendeten Variablen ersetzen oder optimieren. Sie wissen nun welchen Anteil welche Einzel- und Gemeinkosten an Ihren Selbstkosten ausmachen. Damit lassen sich zum Beispiel die Fertigungseinzelkosten (Zubereitungszeit) optimieren, wenn Ihnen dies sinnvoll erscheint. Statt nur am Wareneinsatz zu schrauben, haben Sie so ein Vielfaches an Möglichkeiten.

Wir haben Ihnen hierzu eine Vorlage gebaut, mit dem Sie sehr einfach verschiedene Änderungen an unserer Beispielrechnung vornehmen können. Sie können dieses sogar nutzen, um die Selbstkosten für Ihren eigenen Betrieb zu berechnen. Zur Veranschaulichung haben wir für Sie hier außerdem eine Gewinnberechnung für unser Food Truck Beispiel durchgeführt.

6. Beispiel: Gewinnberechnung „Burger Food Truck“

Nehmen wir nun an, unser Food Truck wurde eröffnet und läuft gut an. Am Tag verkaufen wir wie geplant 100 Burger. Als Verkaufspreis haben wir 6,51 Euro netto (7,75 Euro brutto) angesetzt. Pommes und Getränke wurden in dieser Rechnung zu den Selbstkosten ausgeklammert. Daher muss der Verkaufspreis des Burgers relativ hoch ausfallen. Wie sie jetzt wissen, würden Beilagen und andere Getränke die Gemeinkosten auf mehr Produkte verteilen und damit unsere Selbstkosten für den Burger deutlich senken.

Es ergeben sich folgende Gewinne:

Gewinn (Tag) = (Einnahmen − Selbstkosten) = (6,51 × 100 − 5,66 × 100) = 84,58 Euro (− Unternehmerlohn!)

Gewinn (Monat) = Gewinn (Tag) × Werktage = 84,58 Euro × 30 = 2537,50 Euro (− Unternehmerlohn!)

Und da haben Sie es! Mit Hilfe der Selbstkosten ist es möglich, die erwarteten Gewinne Ihres Betriebes zu kalkulieren und mit den real erwirtschafteten Gewinnen zu vergleichen. Ganz wichtig dabei: Vergessen Sie auf keinen Fall Ihren Unternehmerlohn! Denn selbst Gastronomen müssen ja von irgendetwas Leben.

Jetzt sind Sie bereit, auch Ihre eigenen Selbstkosten zu berechnen!

Haben Sie noch weitere Fragen zur Kalkulation in der Gastronomie oder den Selbstkosten? Schreiben Sie es uns in die Kommentare! Wir versuchen, jede Ihrer Fragen zu beantworten.

Außerdem finden Sie in unserem kostenlosen eBook in Kooperation mit den GastroPiraten alle Grundlagen der Kalkulation auf 33 Seiten für Sie aufbereitet.

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