Auf der sicheren Seite: Arbeitszeiten korrekt dokumentieren

Seit 2015 gilt in Deutschland das Mindestlohngesetz (MiLoG). Besonders kompliziert ist die damit verbundene Pflicht zur Arbeitszeitdokumentation. Im August 2015 wurde das MiLoG zwar in Teilen überarbeitet, trotzdem müssen Gastronomen und Hoteliers weiterhin viele umstrittene gesetzliche Rahmenbedingungen beachten. Wir haben Ihnen daher die wichtigsten Punkte zur Arbeitszeitdokumentation zusammengefasst.

Tipp: Schauen Sie mal in unseren Blogeintrag über die wichtigsten Fakten zum  Mindestlohn für Gastronomen!

Wichtige rechtliche Informationen: Wir haben die folgenden Punkte gründlich recherchiert. Trotzdem stellt dieser Blogeintrag in keiner Weise eine Rechtsberatung dar! Viele Fragen in Bezug auf das Mindestlohngesetz (MiLoG) und die Arbeitszeitdokumentation sind nicht abschließend geklärt. Daher erheben die hier folgenden Ausführungen nicht den Anspruch in allen Punkten der aktuellen Rechtslage zu entsprechen. Nehmen Sie im Zweifelsfall unbedingt Kontakt mit einem Steuer- oder Rechtsberater auf!

1. Was müssen Gastronomen bei der Arbeitszeitdokumentation beachten?

Grundsätzlich sind Gastronomen bereits seit Anfang 2015 verpflichtet, die täglichen Arbeitszeiten ihrer Angestellten nicht nur aufzuzeichnen, sondern auch über längere Zeit aufzubewahren. Darüber hinaus sind Sie verpflichtet der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) ihre Arbeitszeit-Dokumentation bei Verlangen jederzeit und direkt am Beschäftigungsort vorzuzeigen. Sie müssen also einige Dinge beachten, damit es nicht zu Problemen kommt:

• Die Aufzeichnungspflicht gilt für Restaurants und Hotels, aber auch Autobahnraststätten, Kantinen, Caterer und so weiter. Entscheidend ist, ob Sie mit ihrem Betrieb der Sofortmeldepflicht unterliegen.
• Laut Gesetz müssen Beginn, Dauer und Ende der Arbeitszeit täglich für alle Angestellten festgehalten werden. Dokumentieren Sie aber zusätzlich auch Pausenzeiten, sonst lässt sich die Netto-Arbeitszeit nicht ohne Weiteres nachweisen.
• Sie müssen allerdings nur die Dauer der Pausen festhalten und nicht wann genau diese stattfinden. Beachten Sie aber, dass Pausen weder am Anfang, noch am Ende einer Schicht genommen werden dürfen!
• Eine Aufzeichnung darf spätestens zum Ablauf des siebten Tages nach erfolgter Arbeitsleistung erfolgen. Am besten erledigen Sie diese also noch am selben Tag.
• Alle Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

2. Für welche Mitarbeiter müssen Gastronomen die Arbeitszeit aufzeichnen und für welche nicht?

Im Prinzip gilt die Aufzeichnungspflicht für alle Arbeitnehmer die unter das MiLoG fallen. Dabei ist es unerheblich, welcher Tätigkeit diese nachgehen. Die Aufzeichnungspflicht gilt also für einen kaufmännischen Angestellten genauso wie etwa für eine Kellnerin. Demnach werden Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit für die meisten Ihrer Angestellten eine Arbeitszeit-Dokumentation anlegen müssen! Es gibt jedoch auch Ausnahmen.

Für diese Personenkreise muss die Arbeitszeit nicht aufgezeichnet werden:

• Praktikanten, Auszubildende und Jugendliche ohne Berufsabschluss. Beachten Sie aber unbedingt das Jugendarbeitsschutzgesetz: Jugendliche dürfen täglich nicht länger als 8 Stunden arbeiten!
• Selbstständige und Unternehmer
• Ehrenamtliche Helfer

Seit August 2015 außerdem:

• Familienangehörige (Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder, Eltern)
• Angestellte, welche in den letzten 12 Monaten nachweislich ein vertraglich festgehaltenes, monatliches Bruttoeinkommen von über 2000 Euro erhalten haben. Saisonarbeitskräfte und neue Mitarbeiter sind hiervon also nicht betroffen.
• Angestellte, welche ein vertraglich festgehaltenes, monatliches Einkommen von mehr als 2958 Euro (brutto) erhalten.

Aber ganz wichtig: Sie sind verpflichtet, das Arbeitszeitgesetz und das Jugendarbeitsschutzgesetz einzuhalten. Unabhängig davon, ob für ihre Mitarbeiter eine Arbeitszeit-Dokumentationspflicht nach dem MiLoG besteht oder nicht.

Im Klartext heißt das: Arbeitszeiten über 8 Stunden täglich sind aufzuzeichnen und für 2 Jahre aufzubewahren. Wenn Sie bisher also keine Aufzeichnung von Überstunden vornehmen, sollten Sie dies in Zukunft unbedingt tun.

Ausgenommen sind lediglich Angestellte, welche die weiter oben genannte Brutto-Einkommensgrenze von 2958 Euro überschreiten. Außerdem noch Jugendliche – die dürfen aber ohnehin nicht länger als 8 Stunden am Tag und 40 Stunden in der Woche arbeiten.

3. Wie werden Arbeitszeiten am besten aufgezeichnet?

Interessanter Weise macht der Gesetzgeber keinerlei Vorgaben zur Arbeitszeit-Dokumentation. Man könnte also sagen, wie Sie diese vornehmen ist Ihnen überlassen. Es ist jedoch wichtig, dass Sie die wirkliche tägliche Arbeitszeit Ihrer Angestellten protokollieren. Der Dienstplan mit SOLL-Arbeitszeiten allein wird Ihnen bei einer Kontrolle der FKS nicht viel weiterhelfen!

Wie gesagt müssen Sie für jeden Werktag Beginn, Dauer, Ende der Arbeitszeiten protokollieren und für mindestens zwei Jahre aufbewahren. Wir empfehlen darüber hinaus auch die Aufzeichnung der Pausenzeiten. Viel Arbeit – daher gilt es diese Pflichten möglichst schnell und effektiv zu erfüllen. Folgende Methoden haben sich dabei bewährt:

3.1 Die schnelle Lösung

Am schnellsten und unkompliziertesten ist es, wenn Sie den bisherigen Dienstplan Ihrer Gastronomie einfach etwas erweitern. Egal ob per Excel oder handschriftlich: Fügen Sie Ihrem Dienstplan mit den täglichen SOLL-Arbeitszeiten lediglich eine Spalte mit den tatsächlich geleisteten IST-Arbeitszeiten hinzu. Wenn Sie schon dabei sind, fügen Sie auch ruhig eine Spalte zur Auflistung aller Pausenzeiten mit ein. Dann sind Sie auf jeden Fall auf der sicheren Seite.

Beispiel: Die Arbeitszeit eines Ihrer Mitarbeiter mit einem Stundenlohn von 8,50 Euro brutto überschreitet die im Dienstplan vorgesehenen 8 Stunden. Sowohl die Arbeitszeit, als auch die Überstunden dieses Mitarbeiters müssen aus arbeitsrechtlichen Gründen festgehalten werden.

Ergänzen Sie dazu die Spalte mit den IST-Arbeitszeiten durch einen Vermerk wie „+1 Std., bis 20:30 Uhr“. Wenn Sie in Excel arbeiten, können Sie sich die Überstunden Ihrer Mitarbeiter darüber hinaus einfach per Formel zusammenrechnen lassen. So lässt sich viel Zeit sparen.

3.2 Die automatische Lösung

Natürlich gibt es die Möglichkeit, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter direkt elektronisch zu erfassen. Kamen früher mechanische Stechuhren und Arbeitskarten zum Einsatz, haben Sie heute die Auswahl aus vielen verschiedenen Lösungen für die moderne Zeiterfassung. Meist handelt es sich hierbei um elektronische Terminals, an denen sich Mitarbeiter persönlich identifizieren.

Die Vorteile dieser Methode liegen auf der Hand. Die Aufzeichnung der Arbeitszeiten läuft automatisch und minutengenau. Auch Lohn- und Gehaltsabrechnungen können so weitgehend automatisiert werden. Allerdings ist die Einführung einer solchen automatisierten Zeiterfassung mit hohem Arbeitsaufwand und damit auch hohen Kosten verbunden. Des Weiteren müssen solche IT-Lösungen regelmäßig gepflegt werden, damit ein reibungsloser Ablauf garantiert ist. Auch an eventuelle Datenschutz-Verstöße müssen Sie denken. Lassen Sie sich daher also am besten vom Fachmann beraten.

3.3 Die online Lösung

Zu guter Letzt gibt es natürlich auch eine App bzw. eine Cloud-Lösung. Anbieter wie Crewmeister, Gastromatic, LogMyTime und ShiftJuggler stellen Ihnen komfortable und kostengünstige Lösungen für die Dokumentation von Arbeitszeiten, die Urlaubsplanung, die Erstellung von Dienstplänen und vieles mehr bereit. Bei diesen und anderen Services lassen sich die Arbeitszeiten darüber hinaus auch per Smartphone eintragen. Je nach Betrieb eine enorme Zeit und Kostenersparnis!

4. Fazit

Die gesetzlichen Vorgaben zum Mindestlohn und zur Arbeitszeitdokumentation stellen viele Gastronomen vor eine große Herausforderung, denn es gibt viele Dinge zu beachten. Mit unseren Tipps haben Sie jedoch alle nötigen Informationen zur Hand, um diese Herausforderung ohne größere Probleme zu meistern. Besonders wichtig ist es, ein effektives System für Ihren Gastronomiebetrieb umzusetzen und einzuhalten. Es gibt viele verschiedene Systeme, mit denen die Arbeitszeit-Dokumentation im Alltag gelingen kann. Sei es handschriftlich mit Ordnern, per Excel, elektronischen Terminals oder smarten Online-Lösungen, die Wahl liegt jetzt bei Ihnen.

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